Datenschutz

Diese Datenschutzerklärung erläutert in verständlicher Sprache, welche Daten Ernährung & Sport bearbeitet, wofür dies geschieht und wie die Privatsphäre der Mitglieder geschützt wird.

Kurz erklärt

Unser Grundsatz

Was das für Mitglieder bedeutet

Daten dienen der persönlichen Betreuung

Wir verwenden Daten, um die vereinbarte Beratung vorzubereiten, durchzuführen, nachzubereiten und Fortschritte verständlich zu machen.

Persönliche Daten bleiben im Mitgliedskontext

Gesundheits-, Ernährungs-, Verhaltens- und Beratungsdaten werden dem jeweiligen Mitglied zugeordnet und geschützt.

Keine Datenverkäufe

Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht zu fremden Werbe- oder Handelszwecken weiter.

Menschliche Prüfung

Automatisch erzeugte Vorschläge werden vor der fachlichen Verwendung durch einen Berater geprüft.

Lernen nur ohne Personenbezug

Zur Verbesserung unseres Angebots verwenden wir anonymisierte oder ausreichend aggregierte Daten, die keine Rückschlüsse auf einzelne Mitglieder ermöglichen sollen.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten ist:

Ernährung & Sport
Tüfenbachstrasse 29
8494 Bauma
Schweiz

Datenschutzverantwortliche Person: Dominic Gubser
E-Mail: dominic.gubser@ernaehrungundsport.ch
Telefon: +41 76 824 37 30

2. Unsere Haltung zum Datenschutz

Gesundheits- und Verhaltensdaten gehören zu den persönlichsten Informationen eines Menschen. Der Schutz der Privatsphäre ist deshalb ein fester Bestandteil unseres Leitbildes und unserer täglichen Arbeit.

Wir bearbeiten Personendaten transparent, zweckgebunden, verhältnismässig und mit angemessenen Schutzmassnahmen. Zugriffe werden nach Aufgabe und Berechtigung beschränkt. Digitale Werkzeuge unterstützen die Beratung, ersetzen aber nicht die Verantwortung und Prüfung durch den Berater.

3. Welche Daten bearbeiten wir?

• Personenstammdaten, beispielsweise Name, Adresse, Geburtsdatum und Mitgliederkennung;
• Kontaktdaten, beispielsweise E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Vertrags-, Buchungs-, Termin-, Rechnungs- und Zahlungsdaten;
• Gesundheits- und Körperdaten, insbesondere Gewicht, Grösse, Körperzusammensetzung, InBody-Messungen sowie weitere freiwillig mitgeteilte gesundheitliche Angaben;
• Ernährungsdaten, insbesondere Ernährungsprotokolle, Mahlzeiten, Bilder, Auswertungen und vereinbarte Ernährungsziele;
• Bewegungs-, Trainings-, Aktivitäts- und Fortschrittsdaten;
• Beratungsdaten, insbesondere Ziele, Vereinbarungen, Notizen, Aufgaben, Berichte und Verlauf;
• Daten aus der Mobile App und der Webseite, soweit sie für Nutzung, Sicherheit, Betreuung und freiwillig gewählte Einstellungen erforderlich sind;
• Bild-, Ton- und Textdaten aus Beratungen, insbesondere Microsoft Teams-Aufzeichnungen und Transkripte, wenn diese vorgesehen und zulässig sind;
• Technische Daten, beispielsweise Geräteinformationen, Onlinekennungen, Protokolldaten, IP-Adressen, Sicherheits- und Fehlerdaten.

4. Woher erhalten wir Daten?

Wir erhalten Daten in erster Linie direkt vom Mitglied, etwa über Gespräche, Formulare, die Webseite, die Mobile App, Ernährungsprotokolle, Körpermessungen und Terminbuchungen.

Weitere Daten können bei der Nutzung unserer Systeme entstehen oder von einem vom Mitglied genutzten beziehungsweise freigegebenen Dienst oder Kooperationspartner stammen. Wenn wir Daten nicht direkt beim Mitglied beschaffen, informieren wir darüber, soweit dies erforderlich ist.

5. Wofür bearbeiten wir Daten?

5.1 Vertragsvorbereitung und Leistungserbringung

• Terminanfragen prüfen, Mitglieder oder Interessierte zuordnen und Termine organisieren;
• persönliche Ernährungs-, Bewegungs-, Trainings-, Lebensstil- und Gesundheitsberatung vorbereiten und durchführen;
• InBody-Daten, Ernährungsprotokolle, Aktivitäten und Verläufe auswerten;
• individuelle Ziele, Leitplanken, Pläne, Empfehlungen und nächste Schritte entwickeln;
• Fortschritte dokumentieren und für das Mitglied verständlich darstellen;
• über Webseite, Mobile App, E-Mail, Telefon oder Microsoft Teams kommunizieren.

5.2 Dokumentation und Qualität der Beratung

• Beratungstermine nachvollziehbar dokumentieren;
• Informationen für spätere Termine vorbereiten;
• Fakten, Kontext, Entscheidungen und vereinbarte Aufgaben strukturiert festhalten;
• fachliche Vollständigkeit und Konsistenz überprüfen.

5.3 Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung

• Identitäten und Zugriffe schützen;
• Missbrauch, Sicherheitsvorfälle und technische Fehler erkennen und bearbeiten;
• Systeme betreiben, warten, protokollieren und verbessern.

5.4 Freiwillige Zwecke

• Newsletter, Kampagnen oder Werbung nur gemäss den gewählten Einstellungen;
• Fallstudien, Referenzen, PR sowie Bild- oder Videoverwendung nur mit gesonderter Freigabe;
• personalisierte Analyse- und Marketingdienste nur im freigegebenen Umfang.

6. Notwendige Bearbeitung und freiwillige Einwilligungen

Bestimmte Datenbearbeitungen sind notwendig, damit wir einen Vertrag vorbereiten und die vereinbarte Dienstleistung individuell, nachvollziehbar und in der erwarteten Qualität erbringen können. Dazu können je nach Angebot insbesondere Kontakt-, Termin-, Körper-, InBody-, Ernährungs-, Aktivitäts-, Ziel- und Beratungsdaten gehören.

Freiwillige Einwilligungen werden davon getrennt. Dies betrifft insbesondere Werbung, nicht notwendige Nachverfolgung, Fallstudien, Referenzen, PR sowie öffentliche Bild- und Videoverwendung. Ein Widerruf wirkt für die Zukunft. Bereits rechtmässig erfolgte Bearbeitungen bleiben davon unberührt.

Wenn für einen wesentlichen Bestandteil einer gewählten Dienstleistung notwendige Daten nicht bereitgestellt oder nicht bearbeitet werden dürfen, kann die Dienstleistung möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden. Wir erläutern die konkrete Auswirkung transparent.

7. Microsoft Teams, Aufzeichnungen und Transkripte

Für Beratungen wird Microsoft Teams verwendet. Der Termin enthält einen Zugangslink und wird im Kalender des Beraters sowie in der Einladung des Mitglieds geführt.

Wenn Aufzeichnung oder Transkription vorgesehen sind, informieren wir das Mitglied vorab. Transkripte und Aufzeichnungen können für die Nachbearbeitung, für Beratungsnotizen, für die Vorbereitung späterer Termine und für die Qualitätssicherung der individuellen Beratung verwendet werden.

Digitale Systeme können aus einem Transkript einen strukturierten Entwurf mit Fakten, Kontext, Entscheidungen und Aufgaben erstellen. Dieser Entwurf wird vor der Übernahme in die fachliche Mitgliedsdokumentation durch den zuständigen Berater geprüft, korrigiert oder verworfen.

Das vollständige Rohtranskript und die fachlich freigegebene Beratungsdokumentation werden getrennt behandelt. Für Rohdaten gelten besonders eingeschränkte Zugriffe und eine eigene Aufbewahrungsregel. Eine Aufzeichnung wird nicht für Werbung oder öffentliche Zwecke verwendet, sofern dafür keine separate Freigabe vorliegt.

8. Mobile App, Webseite und InBody

8.1 Mobile App

Die Mobile App unterstützt Mitglieder bei der Erfassung und Einsicht von Ernährungs-, Bewegungs-, Körper-, Ziel- und Fortschrittsdaten sowie bei Kommunikation und Terminorganisation. Welche Funktionen genutzt werden, bestimmt den Umfang der bearbeiteten Daten.

8.2 Webseite

Auf der Webseite bearbeiten wir Daten für den technischen Betrieb, für Terminanfragen, Kontakt- und Lead-Erfassung, Sicherheit, freiwillige Einstellungen sowie für Analyse- und Marketingdienste gemäss den gewählten Datenschutz-Einstellungen.

8.3 InBody

InBody-Messungen können insbesondere Angaben zur Körperzusammensetzung liefern. Diese Daten werden nur im Zusammenhang mit der vereinbarten Beratung und dem Mitglied verwendet. Eine Weitergabe an einen Geräte- oder Plattformanbieter richtet sich nach der eingesetzten Lösung, den notwendigen Verträgen und der hierzu bereitgestellten Information.

9. Digitale Unterstützung und menschliche Verantwortung

Wir können Microsoft 356 Copilot und weitere digitale Hilfsmittel einsetzen, um Informationen zu strukturieren, Muster sichtbar zu machen, Beratungen vorzubereiten und Entwürfe für die Nachbearbeitung zu erstellen.

Digitale Vorschläge treffen keine abschliessende fachliche Entscheidung. Relevante Inhalte werden durch einen Berater geprüft. Wir verwenden die Systeme nicht dazu, Mitglieder ohne menschliche Prüfung medizinisch zu diagnostizieren.

10. Anonymisierte Daten für Lernen und Verbesserung

Wir möchten unser Beratungsangebot, unsere Abläufe und unsere Methoden fortlaufend verbessern. Dafür können wir Daten anonymisieren oder ausreichend aggregieren und anschliessend statistisch auswerten.

Anonymisierte Auswertungen sollen keine Rückschlüsse auf einzelne Mitglieder ermöglichen. Falls ein Personenbezug für einen zusätzlichen Lern-, Forschungs- oder Veröffentlichungszweck erforderlich wäre, wird hierfür vorab eine geeignete Grundlage und, soweit notwendig, eine gesonderte Einwilligung eingeholt.

11. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir verkaufen keine Personendaten. Personendaten werden nicht zu fremden Werbe- oder Handelszwecken weitergegeben.

Wir setzen Dienstleister ein, wenn dies für Betrieb, Kommunikation, Terminorganisation, Sicherheit, Zahlungsabwicklung, Beratung oder andere transparent beschriebene Zwecke notwendig ist. Dazu können insbesondere Anbieter für Microsoft 365, Microsoft Azure, Microsoft Power Platform, Microsoft Teams, InBody, Hosting, Buchhaltung, Zahlungsabwicklung, Support sowie von Mitgliedern freigegebene Analyse- und Marketingdienste gehören.

Dienstleister dürfen Daten nur im vereinbarten Rahmen bearbeiten. Gesetzlich vorgeschriebene Bekanntgaben an Behörden bleiben vorbehalten.

12. Bearbeitung im Ausland

Beim Einsatz internationaler Dienste können Personendaten ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden. Wir informieren über betroffene Staaten oder Staatengruppen und die vorgesehenen Garantien, soweit dies erforderlich ist. Bei der Auswahl und Konfiguration von Diensten berücksichtigen wir das Schutzniveau und zusätzliche technische und vertragliche Massnahmen.

13. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragserfüllung, die nachvollziehbare Beratungsdokumentation, Sicherheitsinteressen und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Für Vertrags-, Buchungs- und Geschäftsunterlagen können längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Rohtranskripte, Aufzeichnungen, technische Protokolle und freigegebene Beratungsdokumentation erhalten getrennte Aufbewahrungsregeln.

Nach Ablauf der erforderlichen Dauer werden Daten gelöscht, anonymisiert oder gesperrt, sofern keine fortbestehende Pflicht oder ein überwiegender zulässiger Grund entgegensteht.

14. Datensicherheit

• rollen- und aufgabenbezogene Zugriffsrechte;
• Überprüfung von Identität und Berechtigung;
• Verschlüsselung bei Übertragung und, soweit vorgesehen, bei Speicherung;
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge;
• Trennung von Rohdaten, Entwürfen und freigegebener fachlicher Dokumentation;
• regelmässige Überprüfung, Aktualisierung und Fehlerbehebung;
• Verpflichtung von Mitarbeitenden und Dienstleistern auf Vertraulichkeit und Datenschutz.

15. Rechte der betroffenen Personen

Mitglieder können im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere Auskunft, Berichtigung, Herausgabe, Löschung oder Einschränkung verlangen sowie erteilte Einwilligungen für die Zukunft widerrufen.

Ein Recht kann eingeschränkt sein, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Rechte Dritter oder andere zulässige Gründe entgegenstehen. Wir erläutern dies im Einzelfall.

Anfragen können zusammen mit einem geeigneten Identitätsnachweis an team@ernaehrungundsport.ch oder an die oben genannte Datenschutzadresse gerichtet werden.

16. Datenschutz-Einstellungen und Widerruf

Soweit angeboten, können Mitglieder ihre Einwilligungen und Kommunikationspräferenzen über die Mobile App oder ein digitales Einstellungszentrum einsehen und verwalten. Ein Widerruf wird nach Eingang für die Zukunft berücksichtigt. Eine optionale Begründung hilft uns bei der Bearbeitung, ist aber keine Voraussetzung für die Wirksamkeit des Widerrufs.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmässig und passen sie an, wenn sich unsere Dienstleistungen, Systeme oder rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Webseite veröffentlicht. Wesentliche Änderungen, die Mitglieder unmittelbar betreffen, teilen wir in geeigneter Form mit.